La matrice d’Eisenhower

Ordre d'exécution des tâches

PMP® considère qu’un chef de projet, doit disposer d’une solide culture générale dans la gestion de projet, et notamment, dans la maîtrise d’outils, dans différents domaines (gestion de ressources, gestion du risque, outils de planification). La matrice d’Eisenhower, fait partie de cette trousse à outils.

La matrice d’Eisenhower est une méthode de priorisation des tâches. Outil de gestion du temps, cette méthode peut être utilisée aussi bien à titre individuel, qu’à titre collectif, pour mieux déterminer les priorités à assigner aux tâches d’un projet, ou d’une phase de projet.

Comme nous allons le voir dans cet article, cette méthode permet, en outre, de mieux comprendre notre activité, et donc de l’orienter pour être plus efficace.

  • Si vous souhaitez une présentation rapide, passer directement au résumé. Si vous souhaitez avoir les détails, continuer la lecture avec le chapitre suivant.

Un peu d’histoire

La méthode d’Eisenhower tiendrait son origine d’une citation de Dwight D. Eisenhower.

Dwight D. Eisenhower fût le 34ième président des Etats-Unis, de 1953, à 1961. Il fût, auparavant, chef des armées américaines pendant la seconde guerre mondiale, et artisan, notamment, du débarquement en Normandie.

Lors d’une conférence en 1954, il a déclaré:

I have two kinds of problems: the urgent and the important. The urgent are not important, and the important are never urgent.

Ce qui donne en français: « J’ai deux types de problèmes: les problèmes urgents, et les problèmes importants. Les problèmes urgents ne sont, en général, pas importants, et les problèmes importants ne sont jamais urgents. »

Cette phrase serait à l’origine de la méthode d’Eisenhower, encore appelée, matrice d’Eisenhover, ou matrice Urgent / Important.

Principe général

La matrice d’Eisenhower est donc un outil d’analyse qui permet de classer / prioriser les tâches à faire, en fonction de leur urgence, et de leur importance.

Cette classification se fait selon 4 catégories:

Priorités des tâches
Priorités des tâches

Le traitement des tâches s’effectue ensuite par priorité, du quadrant 1 au quadrant 4

La matrice d'Eisenhower
La matrice d’Eisenhower

Important ? Urgent ?

La clé de cette classification tient à la définition des termes Important, et Urgent.

Les activités urgentes requièrent une action immédiate. Ne pas le faire peut avoir des conséquences immédiates. Elles sont souvent liées aux objectifs de quelqu’un d’autre.

Les activités importantes font parties de nos objectifs, ou leur réalisation permette d’atteindre nos objectifs.

Cette classification est particulièrement, car elle permet de lutter contre une tendance naturelle à nous focaliser sur les tâches urgentes, mais pas forcement importantes.

La classification Urgent / Non urgent est relativement aisée: nous sommes, en général, capables de déterminer l’urgence ou non, d’une tâche.

La classification Important / Non important est en revanche, plus compliquée:

  • A titre individuel, nous pouvons, par exemple, nous focaliser sur nos objectifs, qu’ils soient professionnels, ou personnels,
  • Dans le cadre d’un projet, cette focalisation peut s’effectuer, en rappelant les objectifs du projet, ou de la phase du projet.

Nos définitions étant posées, regardons maintenant plus en détail, le contenu de chaque quadrant, et comment ils peuvent nous servir à optimiser notre activité quotidienne.

Quadrant 1: Important et Urgent

Ce quadrant regroupe donc toutes les tâches qui sont à la fois urgentes, et importantes. Ce sont donc des tâches

  • qui participent à la réalisation de nos objectifs,
  • dont le retard aura des conséquences immédiates.

Ces tâches correspondent à des crises, des problèmes, ou des échéances à court terme.

Voici quelques exemples de tâches de ce quadrant:

  • La finalisation d’un déliverable dont l’échéance approche,
  • La résolution d’un incident survenu brusquement dans un projet,
  • L’apparition d’un risque lié à un déliverable dans un projet, risque qui doit être géré avant qu’il ne devienne un incident.
  • La panne d’un équipement

L’inconvénient de ce quadrant vient de l’urgence: Gérer les tâches à courte échéance ne laisse aucune marge, et n’autorise aucun choix de planification.

Optimiser votre gestion de tâches consiste à anticiper le plus grand nombre de tâches possible. En améliorant votre planification, vous «déplacez» les tâches du quadrant 1 vers le quadrant 2.

Avoir plus de tâches dans le quadrant 2, plutôt que dans le quadrant 1, offre plusieurs avantages: d’une part, une majorité de vos tâches sont planifiées, cela veut dire que vous maîtrisez votre emploi du temps. D’autre part, avec une meilleure planification, vous pouvez réserver du temps pour les urgences.

Le quadrant 1 ne devrait donc contenir, autant que possible, que des tâches liées à des problèmes ou des incidents, qui sont, par définition, non planifiables.

Quadrant 2: Important, non urgent

Les tâches du quadrant 2 sont importantes, mais non urgentes. Cela veut dire

  • qu’elles participent à la réalisation de nos objectifs,
  • mais que leur réalisation peut être planifiée (prévue plus tard), sans impact.

Voici quelques exemples de tâches Importantes, et non urgentes

  • L’organisation des tâches d’un projet,
  • Suivre une formation,
  • Ré-évaluer les risques d’un projet, et mettre en place les actions pour les éviter.

Comme expliqué dans le paragraphe précédent, la plus grande partie de notre temps devrait être dédiée aux activités de ce quadrant.

Au quotidien, il n’est pas « naturel » de travailler dans ce cadran, parce que

  • dans le flot, parfois imposant, de tâches, il n’est pas toujours évident d’identifier les tâches importantes,
  • nous avons tendance naturelle à nous focaliser sur le moment présent, sur les tâches les plus urgentes, au détriment des tâches moins urgentes, que nous remettons « à plus tard ». Ne vous est-il jamais arrivé de vider une pile de tâches urgentes, d’être satisfait du travail accompli, mais ne plus savoir alors, par quoi continuer?

Quadrant 3: Non important / Urgent

Les tâches du quadrant 3, sont urgentes, mais pas importantes. Cela veut dire que

  • Un retard dans leur réalisation, aura un impact immédiat (et potentiellement important),
  • Mais cette tâche n’a pas de relation directe avec nos objectifs, et n’y participe pas.

Les tâches de ce quadrant correspondent à des interruptions d’autres personnes. On peut citer pour exemple:

  • Les appels téléphoniques, les SMS,
  • La plupart des mails,

Il est très facile de travailler pour des tâches du quadrant 3, en pensant travailler dans le quadrant 1: Ces tâches ont toutes l’air importantes (elles le sont pour le demandeur), elles sont, en général, concrètes, puisque vous répondez à la personne qui en fait la demande.

Elles peuvent être gratifiantes, puisque le demandeur vous remercie, et vous avez la sensation d’être « utile ».

Mais ces activités du quadrant 3, correspondent à une très importante perte de temps:

  • d’une part, elles interrompent régulièrement les activités des quadrants 1 et 2. Vous perdez donc du temps, à chaque reprise de votre activité initiale,
  • d’autre part, même si individuellement ces tâches sont souvent courtes, elles peuvent constituer, à la fin d’une journée, plusieurs heures de votre temps
  • Par définition, elles n’apportent rien à vos objectifs

Nous travaillons donc beaucoup, sans réellement progresser sur vos propres objectifs.

Une optimisation de votre gestion du temps consiste donc à réduire le volume d’activité de ce quadrant, au profit des quadrants 1 ou 2 (avec toujours un préférence pour le 2).

Il existe une multitude d’actions possibles:

  • Ne pas lire les mails en temps réel, mais organiser des lectures périodiques: 1 fois par demi-journée, 2 fois par demi-journée,
  • Et / Ou ne lire que les mails qui concernent vos activités en cours, et reporter la lecture des autres à des périodes précises,
  • Ne pas répondre aux appels téléphoniques lorsque vous êtes focalisés sur une activité particulière. Laisser votre boîte vocale répondre pour vous, et rappelez plus tard,
  • Apprendre à dire non aux différentes sollicitations.

Quadrant 4: Non important, et non urgent

Les tâches de ce quadrant ne sont donc ni importantes, ni urgentes. Cela veut dire

  • Qu’elles ne vous aident pas dans la réalisation de vos objectifs
  • Qu’un report de leur réalisation n’aura aucun impact

Ces tâches peuvent être considérées comme des tâches inutiles, ou comme du «divertissements».

Quelques exemples

  • Activités sur un projet auquel vous ne participez pas, ou un sujet dont vous n’êtes pas partie prenante, mais pour lequel on vous a demandé votre support,
  • Réunion à laquelle vous participez par habitude (vous y étiez certainement pour une bonne raison au départ),
  • S’attarder sur un site internet, après avoir trouvé ce que l’on cherchait au départ,
  • Consultation des réseaux sociaux

Optimiser son emploi du temps, passera par la réduction du volume d’activités de ce quadrant. En théorie, l’idéal serait de ne plus y avoir d’activité du tout. En pratique, il n’est pas forcement possible, ni souhaitable de faire disparaître toutes ces activités, qui peuvent servir à «décompresser», ou «s’aérer».

L’objectif est donc d’y passer moins de temps, et de contrôler la part prise par ce quadrant.

Résumé

La matrice d’Eisenhover est une méthode de priorisation de tâches. Elle consiste classer les tâches dans 4 quadrants, en fonction de 2 paramètres: L’importance, et l’urgence.

Les activités urgentes requièrent une action immédiate. Ne pas le faire peut avoir des conséquences immédiates. Elles sont souvent liées aux objectifs de quelqu’un d’autre.

Les activités importantes font parties de nos objectifs, ou leur réalisation permette d’atteindre nos objectifs.

Les tâches doivent ensuite être exécutées du quadrant 1 au quadrant 4:

Ordre d'exécution des tâches
Ordre d’exécution des tâches

Améliorer notre efficacité consiste à faire en sorte que la majorité de nos tâches se trouvent dans le quadrant 2, au détriment des autres quadrants.

Optimisation de notre activité
Optimisation de notre activité

Conclusion

Sous un aspect pouvant apparaître simpliste, la matrice d’Eisenhower est une méthode très intéressante, et puissante.

A titre individuel

Tout d’abord, parce que la construire correctement, nécessite une certaine introspection, surtout pour bien identifier « l’important ». Cette prise de recul est toujours bénéfique, surtout pour les personnes qui ne parviennent plus à gérer leurs tâches par des méthodes basiques: les « anomalies » de notre emploi du temps apparaissent, avant même la fin de la construction initiale de la matrice.

Ensuite, parce que faire vivre cette matrice au quotidien permet une réelle progression. S’astreindre à placer les nouvelles tâches dans les quadrants, implique de se reposer systématiquement les bonnes questions: est-ce réellement urgent? Est-ce important (en rapport avec mes objectifs, ou les objectifs du projet)?

Bien sûr, cette matrice n’est qu’un outil, et son efficacité dépend beaucoup de la rigueur avec laquelle vous l’exploitez, et des mesures que vous prenez conjointement à son utilisation. Si vous continuez de lire vos mails en temps réel, si vous continuez à répondre immédiatement aux sollicitations de vos collègues, les quadrants 1 et 3 seront toujours les plus chargés, et vous ne constaterez aucune évolution de votre activité.

Mais si le fait de voir, justement, ces quadrants toujours aussi « gros », vous amène à une remise en cause de ses comportements, alors l’outil vous aura déjà fait progressé.

Dans le cadre de la gestion de projet

Au démarrage d’un projet, cette méthode peut être utilisée pour décider des priorités. En milieu de projet, en cas de multiplications des incidents, ou de dérives, la méthode permet de se focaliser sur les tâches essentielles à la réussite du projet.

Lister les tâches, et les classer peut se faire lors d’une réunion du type « Brainstorm »: en construisant cette matrice collectivement, vous obtiendrai probablement une meilleure adhésion de votre équipe aux décisions prises.

La feuille Excel

Au quotidien, j’utilise une petite TODO list sous Excel, à laquelle j’ai ajouté une matrice d’Eisenhower.
Cette feuille ne comporte aucune macro, elle est donc assez facile à modifier.


Matrice d'Eisenhower sous Excel
Titre: Matrice d'Eisenhower sous Excel (58 clics)
Légende: Matrice d'Eisenhower sous Excel
Nom du fichier: eisenhower.xlsx
Taille: 49 KB

Autres applications

Une simple recherche sur internet fait apparaître une multitude d’outils en ligne, ou à installer sur son PC/Mac/tablette/smartphone.

Voici quelques outils possibles:

  • Une simple feuille Excel suffit (même sans formule ni macro),
  • L’application du site Eisenhower.me
  • Beaucoup de gestionnnaire de tâches en ligne proposent des dashboards sous forme de Matrice d’Eisenhower, vous pouvez en construire un avec Trello par exemple
  • Si vous cherchez une solution intégrée à vos outils, Taskcracker, par exemple, propose une intégration avec Outlook

Référence

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